特許文書確認の工数を削減する方法

特許文書の確認作業にはなぜ時間がかかるのか？

特許文書の確認が長時間化する主な原因の一つは、明細書本文と図面との間で行き来しながら照合する作業が避けられない点にあります。
特許明細書には多数の符号が登場し、それぞれが図面上の構成要素に対応しています。1件の明細書で扱う符号が数十から百を超えることも珍しくなく、以下のようなチェックを人力で行うと、確認漏れのリスクと所要時間の両方が増大します。

●符号の存在確認:

本文中の符号が図面にすべて記載されているか、またその逆に図面にある符号が本文で言及されているか

●名称の一致確認:

同一の符号に対して、明細書の各箇所で同じ名称が使われているか

●図面の視認性確認:

図面上の符号が正しい位置に付されているか、第三者が読解可能か

●請求項と明細書のサポート関係:

クレームに記載した構成が明細書本文で十分に説明し裏付けられているか

これらの作業は相互に関連し合うため、1つの確認が終わっても次の確認で再度同じ箇所を参照する必要が生じます。この往復作業こそが工数増大の本質的な原因です。

工数削減のために見直すべき3つのポイント

確認作業の工数を実質的に削減するためには、以下の3つの観点から業務を見直すことが効果的です。

1.符号照合の自動化

手作業による符号の照合は、見落としが発生しやすく、かつ最も時間を消費する工程です。「本文にあって図面に無い符号」「図面にあって本文に無い符号」を自動検出できる仕組みを導入することで、照合作業そのものを大幅に短縮できます。

2.明細書と図面の往復作業の削減

従来の確認作業では、本文中の符号と図面ファイルを見比べて、該当箇所を目視で探す必要がありました。図面上の符号をクリックするだけで対応する本文中の箇所がハイライト表示される仕組みがあれば、この往復にかかる時間を根本から削減できます。

3.図面単体での読解性向上

図面に符号のみが記載されている状態では、その符号が何を指すのかを確認するためにそのつど明細書を参照しなければなりません。図面上の符号付近に名称を載置表示できれば、図面だけで内容を把握でき、確認の手戻りが減ります。

typeGで実現できる工数削減とは？

アイビーリサーチ株式会社が提供する「typeG」は、上記3つのポイントを機能として実装した明細書チェック支援ツールです。

符号の整合性チェック機能では、本文中にあって図面に無い符号、および図面中にあって本文に無い符号を自動で検出します。手作業であれば長時間を要する照合作業が、ツールの実行によって短時間で完了します。

図面と本文のリンク機能では、本文中の名称や符号をクリックするだけで、対応する図面上の符号がハイライト表示されます。明細書と図面を別々に開いて目視で照合する必要がなくなり、往復確認が極めてスムーズになります。

名称の載置表示機能では、画像図面上に名称を載置表示できます。図面単体での読解性が向上し、確認のたびに明細書本文を参照する手間を省けます。
さらに、図・表・式などの画像を効率的に取り込める画像の一括取込み機能のほか、電子出願ソフトでの出願を想定したPIXEL調整や画像劣化を防止したHTMLファイルの自動作成にも対応しています。

typeGを活用した確認フローの具体的な進め方

typeGを導入した場合の確認フローは、以下のように整理できます。

1.明細書と図面の読み込み:

作成済みの明細書ファイルと図面データをtypeGに取り込む

2.符号の自動照合を実行:

符号の整合性チェック機能により、本文と図面間の不一致を一括で検出する

3.不一致箇所の修正:

検出された不一致をリストで確認し、本文または図面を修正する

4.リンク機能で個別確認:

修正後、図面上の符号をクリックして本文中の対応箇所を目視確認する

5.名称載置表示で図面を最終チェック:

図面上に名称を表示した状態で、第三者目線での読解性を確認する

このフローでは、従来の「明細書を読む→符号を探す→図面を開く→該当箇所を見つける→戻る」という繰り返し作業が、ツール上の操作に集約されます。

確認工数の削減と品質は両立できるのか？

工数削減を進めると品質が低下するのではないかという懸念は当然あります。しかし、特許文書の確認作業においては、人力による見落としこそが品質低下の主要因です。
typeGのような専用ツールを用いることで、符号の照合漏れや名称の不一致といったヒューマンエラーを防止でき、工数削減と品質向上を同時に実現できます。
なお、typeGはアイビーリサーチ株式会社が提供する他の明細書チェック支援機能と組み合わせて使用することで、より包括的な品質管理が可能です。

よくある質問

typeGはどのような環境で使用できますか？

typeGはWordのアドインとして動作します。詳細な動作環境や導入条件については、アイビーリサーチ株式会社の公式サイトをご確認いただくか、資料請求フォームよりお問い合わせください。

typeGの料金はいくらですか？

料金・プラン情報については、直接お問い合わせください。

typeGだけで特許文書の確認作業はすべてカバーできますか？

typeGは符号の整合性チェックや図面と本文のリンク機能に特化した明細書チェック支援ツールです。36条違反チェックや誤記チェックなど、他の観点でのチェックについてはアイビーリサーチ株式会社が提供する他のツールと組み合わせることで、より包括的な品質管理が可能になります。